Quando se pergunta a um dentista quanto ele tem em estoque, a resposta costuma ser um gesto na direção do armário. E não é desleixo: o material chega em caixa, é usado em unidade, e entre uma coisa e outra não existe uma conta fácil de fazer. A caixa de cem luvas custou trinta e dois reais, mas quanto custou em luvas o atendimento de hoje? Quase ninguém para para fazer essa divisão, e é compreensível.
Só que a conta não some por não ser feita. Ela volta de dois jeitos, e nenhum é bom. O primeiro é o material que vence no fundo da gaveta, dinheiro que já foi pago e não vai ser usado. O segundo é mais discreto: sem saber quanto cada procedimento consome, o preço acaba sendo definido no palpite ou pela tabela de outro consultório, e a margem vira o que sobra, e não o que você decidiu. O material é metade dessa conta; a outra metade é o tempo de cadeira.
A caixa e a unidade de uso
Quando um controle de estoque não dá certo no consultório, quase sempre é pelo mesmo motivo: ele obriga a escolher entre cadastrar do jeito que se compra ou do jeito que se usa. Se você cadastra “caixa de luva”, o sistema não sabe descontar duas luvas. Se cadastra “luva avulsa”, precisa fazer a conversão de cabeça toda vez que chega uma nota. Nos dois casos, o cadastro costuma durar poucas semanas até deixar de corresponder à realidade.
O que resolve é o cadastro guardar as duas medidas ao mesmo tempo, com a relação entre elas:
Com essas três informações, a compra entra do jeito que veio na nota e a baixa acontece do jeito que você usa. O galão de cinco litros de água destilada é cadastrado como galão, e cada ciclo da autoclave consome duzentos e cinquenta mililitros. O tubete de anestésico é usado inteiro, então a unidade de uso é o próprio tubete. A resina é comprada em seringa e gasta em gramas. Nenhuma dessas conversões precisa ficar com você: basta informar o que vem na embalagem e quanto se usa por vez, e o resto é conta.
Um detalhe que muita gente esquece, e que pesa mais do que parece, é o frete. Ele faz parte do custo do material tanto quanto o produto, e pesa proporcionalmente mais para quem compra pouco, que é justamente o consultório que está começando. Uma entrega de trinta reais dividida entre quatro itens de cem reais deixa cada um seis por cento mais caro, todo mês, sem que isso apareça em lugar nenhum.
Qual preço entra no custo do procedimento
Esta é a parte menos intuitiva, e a que mais dá errado em planilhas caseiras. A tendência é usar o preço da última compra, porque é o número mais recente e parece o mais correto. Só que ele engana nas duas direções. Se você comprou barato numa promoção e ainda tem meia prateleira do lote mais caro, o custo do procedimento aparece menor do que foi. Se precisou comprar às pressas e pagou mais, o mesmo procedimento parece caríssimo por semanas, sem que nada tenha mudado na clínica.
O preço que reflete a realidade é a média ponderada do que ainda está na prateleira. Se restam vinte unidades compradas a dois reais e chegam trinta a três, o preço do estoque passa a ser dois e sessenta. E ele não fica parado: como a saída respeita a data de validade, o lote mais antigo acaba primeiro, e a média vai se aproximando do preço novo à medida que isso acontece. Por isso o número precisa ser recalculado a cada compra, consumo e descarte, já que cada um desses eventos muda o que sobrou.
| Evento | O que fica na prateleira | Preço do estoque |
|---|---|---|
| Estoque anterior | 20 a R$ 2,00 | R$ 2,00 |
| Chega compra nova | 20 a R$ 2,00 + 30 a R$ 3,00 | R$ 2,60 |
| Saem 10, do lote mais antigo | 10 a R$ 2,00 + 30 a R$ 3,00 | R$ 2,75 |
| Preço da última nota | (não olha o que sobrou) | R$ 3,00 |
Veja a terceira linha, que mostra algo que uma planilha não faz: o preço subiu sem nenhuma compra nova, porque o que restou ficou mais caro na média. E a quarta: quem usa a última nota trabalha com três reais desde o começo, quinze por cento acima do custo real naquele momento, num item em que não aconteceu nada fora do comum. Quarenta centavos por unidade parece pouco até ser multiplicado pelas vezes que aquele material aparece no mês. O erro é pequeno de cada vez, mas se repete sempre.
Por onde começar
Pode parecer controle demais para um consultório com uma cadeira, e em parte é mesmo. Ninguém precisa cadastrar oitenta materiais antes de começar a usar um sistema. Um cadastro enorme feito de uma vez raramente é mantido, e um estoque desatualizado atrapalha mais do que ajuda, porque mostra um número errado com cara de certo. O que costuma funcionar é começar pelos cinco ou seis itens que aparecem em quase todo procedimento, como anestésico, luva, resina, sugador e envelope de autoclave, que respondem pela maior parte do custo variável. O resto vai entrando conforme aparece. Dá um pouco de trabalho no começo, mas essa conta acontece no seu caixa de qualquer jeito, e é melhor conhecê-la.
Validade e ordem de uso
Material costuma vencer porque foi usado o que estava por cima, e o que está por cima quase nunca é o mais antigo. Etiqueta e boa vontade ajudam pouco; o que resolve é a baixa sair pela ordem de vencimento, e não da caixa que estava mais à mão. É o mesmo princípio da prateleira do supermercado, com a diferença de que lá existe alguém cuidando só disso.
Registrar o lote tem uma utilidade que só fica clara no dia em que ela é necessária: o recall de um fabricante. Quando sai um aviso sobre um lote específico, é preciso descobrir rapidamente quais pacientes receberam material daquele lote. Sem esse registro não há como saber, e a situação fica bem mais difícil de resolver.
Tela real do sistema.
No Rotina Odonto, essas três coisas andam juntas: o material é cadastrado como você compra e baixado como você usa, o preço que entra no custo é a média ponderada do que restou, e a saída respeita o vencimento, com o lote registrado. Quando o preço da resina sobe na próxima compra, o custo dos procedimentos que usam resina sobe junto, e a margem se atualiza sozinha. Você acompanha isso pela tela, sem precisar esperar o extrato do mês.