O estoque que fecha a conta, não só a lista

O ponto que a maioria das planilhas erra é a unidade: você compra em embalagem e gasta em unidade de uso. Um frasco de 250 cm que rende 50 aplicações de 5 cm precisa ser cadastrado nas duas medidas, senão a baixa nunca fecha. Com isso resolvido, o resto acontece sozinho: o procedimento executado dá baixa no que consumiu, a validade avisa antes de vencer e o valor em estoque acompanha o preço médio ponderado do que ainda está na prateleira.

O ciclo é lançado com data, com os pacotes que entraram e com o insumo que ele consome: água por ciclo, envelope e etiqueta por pacote. Isso dá baixa no estoque e, quando um daqueles pacotes é aberto num atendimento, o custo dele entra no custo daquele procedimento. Cada pacote fica rastreado: dá para saber em qual paciente foi usado, que é o que responde uma fiscalização ou um recall.

Importa o XML da NF-e e casa os itens com o seu cadastro, para você não redigitar nota. O frete da compra é rateado entre os itens proporcionalmente, em vez de virar uma despesa solta, senão o material entra no estoque mais barato do que custou de verdade.

A média ponderada do que ainda está na prateleira, e não o preço da última nota. A diferença não é acadêmica: se restam vinte unidades a R$ 2,00 e chegam trinta a R$ 3,00, o estoque passa a valer R$ 2,60 por unidade, e quem usa a última nota trabalha com R$ 3,00, quinze por cento acima do real. Como a saída respeita o vencimento, o lote antigo esvazia primeiro e a média caminha sozinha na direção do preço novo. O número é refeito em toda compra, todo consumo e todo descarte.

Ele para de entrar na conta e sai do estoque como perda, não como consumo, o que é uma distinção que importa: consumo virou atendimento e receita, perda foi dinheiro embora. As duas coisas aparecem separadas no relatório, e é a segunda que mostra se o problema é comprar demais, comprar cedo demais ou girar mal. Você também pode marcar um item como de validade indeterminada, para o instrumental e para o que não vence.

Saem do estoque como qualquer outro material e entram no custo do atendimento, num campo próprio. Isso existe porque brinde é o gasto mais fácil de esquecer: ele não é usado no procedimento, é entregue depois, e some da conta justamente por isso. Cada procedimento pode ter o brinde padrão dele, e no atendimento dá para trocar ou acrescentar.

Dá, e é o número que costuma surpreender. O valor em estoque é a soma do que está na prateleira pelo preço médio ponderado, e ele é dinheiro que já saiu da conta e ainda não voltou. Ver isso ao lado do custo fixo mensal muda a conversa sobre quanto comprar de uma vez.