Quando se pergunta a um dentista quanto custa a hora dele, a resposta quase sempre vem em forma de preço: “eu cobro tanto pela restauração”. Só que preço e custo são coisas diferentes, e essa diferença explica boa parte dos consultórios que fecham o mês apertados sem saber bem por quê. Preço é o que entra. Custo é o que sai antes, e ele continua saindo mesmo nos dias em que ninguém senta na cadeira.
A parte do custo que todo mundo enxerga é a que dá para pegar na mão: a resina, o tubete de anestésico, o par de luvas, o envelope que saiu da autoclave. Somando tudo, chega-se a uma conta razoável, e a maioria das planilhas caseiras faz isso bem. O que quase nenhuma faz é a outra metade, que passa despercebida porque não aparece na bancada: o aluguel, o contador, a luz, a internet, o software, o alvará, a parcela da cadeira. Tudo isso chega no boleto, tenha você atendido trinta pacientes ou nenhum, e precisa ser dividido entre os procedimentos que aconteceram. É daí que sai o custo por minuto de cadeira, que é uma divisão simples:
Antes de seguir, um cuidado que evita o erro mais comum: resina, anestésico e luva ficam fora dessa conta. Eles só existem porque houve atendimento, então entram direto no procedimento que os consumiu. Se forem parar no custo fixo, o rateio de todo mundo aumenta e um clareamento acaba pagando pela resina que a restauração usou.
O que vai no denominador
É aqui que a conta costuma desandar. Quase toda planilha, e boa parte dos sistemas pagos, divide o custo fixo pelas horas da escala que você declarou. Você informa no cadastro que atende das oito às dezoito, a conta é feita em cima disso e o número sai bonito. Acontece que a escala declarada é uma intenção, e não o que de fato aconteceu. Quem abriu o consultório há oito meses costuma declarar oito horas por dia e atender duas, porque a agenda leva tempo para encher no primeiro ano. Isso não tem nada a ver com competência ou esforço; é assim para quase todo mundo que está começando. A conta, porém, não sabe disso: ela divide pelo que foi informado, que pode ser o dobro ou o triplo do que aconteceu.
· 6 h/dia de cadeira ocupada → 7.920 minutos → R$ 0,57 por minuto
· 2 h/dia de cadeira ocupada → 2.640 minutos → R$ 1,70 por minuto
O consultório, o aluguel e a cadeira são os mesmos. O que mudou foi a agenda.
São três vezes de diferença, e as duas contas estão certas, cada uma respondendo a uma pergunta. A primeira diz quanto custaria o minuto se o consultório estivesse cheio. A segunda, quanto ele custa hoje. Um preço formado em cima da primeira parece saudável na planilha, mas pode não fechar as contas no fim do mês. É por isso que tanta gente atende bem, cobra o mesmo que os colegas e ainda assim vive apertada.
É comum pensar: “não vou cobrar mais caro só porque minha agenda está vazia, o paciente não tem nada com isso e quem define o preço é o mercado”. E faz sentido. Conhecer o custo real não obriga ninguém a repassá-lo, e na maioria das vezes nem dá para repassar. O que muda é que você passa a saber quanto está investindo em cada procedimento enquanto a agenda não enche. Aquilo deixa de ser um prejuízo que aparece meses depois no extrato e vira uma decisão tomada com calma. Dá até para escolher onde absorver essa diferença: talvez valha segurar o preço da restauração, que traz pacientes novos, e não o do clareamento, que ocupa duas sessões longas.
Uma restauração, dois custos
Fica mais fácil ver o efeito num procedimento concreto. Pense numa restauração em resina: quarenta minutos de cadeira, R$ 28,82 de material, R$ 0,45 de instrumental diluído pela durabilidade e R$ 2,10 de esterilização. A única coisa que muda entre as duas colunas abaixo é o denominador:
| Agenda cheia | Agenda real | |
|---|---|---|
| Material, instrumental e esterilização | R$ 31,37 | R$ 31,37 |
| Custo fixo · 40 min | R$ 22,80 | R$ 68,00 |
| Custo do procedimento | R$ 54,17 | R$ 99,37 |
| Cobrando R$ 280, sobra | R$ 225,83 (81%) | R$ 180,63 (65%) |
São dezesseis pontos de margem entre uma coluna e outra, sem nenhuma mudança no procedimento: a resina é a mesma, o tempo é o mesmo, a técnica também. O que mudou foi a agenda, e o custo da cadeira parada acabou indo para dentro da restauração, porque ele precisa ir para algum lugar. Se o mês seguinte for melhor, o mesmo procedimento fica mais barato sem você mexer em nada. No fim das contas, o custo de um procedimento depende de quanto a sua cadeira trabalhou no mês, e por isso ele muda de um mês para o outro.
Como medir a sua ocupação
Não é preciso cronômetro nem planilha nova. Pegue os atendimentos concluídos dos últimos três meses fechados, some a duração de cada um e divida pelas horas em que a cadeira esteve disponível no mesmo período. Três meses, e não um, porque um mês isolado engana: um feriado prolongado, uma semana fraca ou as férias de julho levam a conclusões erradas. E meses fechados, e não o atual, porque o mês em andamento ainda não terminou e puxaria a ocupação para baixo sem motivo. O primeiro resultado costuma assustar um pouco, porque quase todo mundo imagina que ocupa a cadeira mais do que realmente ocupa. É normal, e é justamente esse o número que interessa.
Com ele em mãos, algumas decisões que eram tomadas no olho passam a ter uma conta por trás:
- O piso do seu preço. Abaixo do custo, você acaba pagando para trabalhar.
- O que vale a pena oferecer. Um procedimento longo e barato ocupa uma cadeira que poderia estar sendo usada em outro, e sem o custo por minuto fica difícil comparar os dois.
- Quanto cobrar por um encaixe ou uma urgência, sabendo quanto aquele intervalo custa de fato.
- Por que o mês fechou apertado, mesmo com bom movimento: se a ocupação caiu, o custo de cada procedimento subiu junto, e o faturamento sozinho não mostra isso.
Como isso aparece no sistema
O Rotina Odonto faz essa conta sozinho e mostra os dois custos lado a lado em cada procedimento: o da agenda cheia e o da ocupação que você teve de fato, medida pelos atendimentos concluídos dos últimos três meses fechados, do jeito descrito acima. Os minutos produtivos vêm da sua escala de atendimento, e o custo fixo, das despesas que você já lançou. Você não precisa digitar nenhum dos dois, e isso faz diferença: um custo preenchido à mão já nasce desatualizado e quase nunca é revisto.
Tela real do sistema.
E se o preço da resina subir na próxima compra, o custo de todos os procedimentos que usam resina sobe junto, e a margem se atualiza sozinha. Você vê isso na tela, antes de aparecer no extrato.